Importer via Skoleintra webservice
Iportalen er kompatibelt med eksterne systemer. Det betyder, at hvis I allerede har jeres børn og forældre gemt elektronisk, (i fx et excel-ark, på læreIntra etc.) kan disse data importeres direkte over til iportalen. Ved brug af denne funktion, sparer I en masse tid.
Ved at klikke på fanen 'Værktøjer' og derefter 'Import', kan du vælge at importere data fra en fil eller direkte via skoleintra.
Hvis man ønsker funktionaliteten, hvor forældre logger direkte fra SkoleIntra over i iportalen, er det vigtigt, at børnene importeres fra SkoleIntra. Hvis de importeres fra andre administrationsprogrammer eller skrives ind manuelt, vil forældrene ikke kunne bruge denne funktion.
Først skal man logge på SkoleIntra med en bruger, der har de højeste rettigheder til SkoleIntra. Denne bruger skal herefter vælge 'admin' fra menuen i toppen og 'indstillinger' fra den drop-down menu, der kommer frem. I denne menu skal man vælge 'webtjenester', hvilket leder dig frem til skærmen, som ses på billedet nedenfor:
Her kan man vælge fanebladet med 'ikke-aktive tjenester', hvor man skal undersøge, om følgende to punkter er i dette vindue:
- iportalen
- Eksport af elev- og forældredata i SkoleIntra
Hvis disse er i fane med 'ikke-aktive tjenester' skal man trykke på den lille blyant til højre, hvor man kan redigere. Her får man følgende muligheder:
Fra dette billede skal man nedskrive institutionsID’et på 12 cifre og bogstaver til senere brug. Samtidig skal man sætte et flueben i den øverste af de to tjekbokse, således at denne er aktiv. Det er vigtigt, at man sørger for, at både iportalen og eksport af elev- og forældredata er aktivt i SkoleIntra.
iportalen
OBS.: Vi vil på det kraftigste anbefale, at man flytter børn eller importerer børn fra SkoleIntra udenfor børnetid, da det er mest hensigtsmæssigt i forhold til at iportalen kører optimalt resten af dagen.
Når man har sørget for at ovenstående omkring SkoleIntra er gjort, da kan man vende tilbage til iportalen, hvor man først skal gøre plads i nye grupper til de børn, der skal importeres. Det vil sige, at man flytter børn fra en gruppe til en anden. Her er det vigtigt, at man starter bagfra således, at de børn der går ud af institutionen bliver flyttet i en gruppe for dermed at frigøre plads til andre. Går man ind i 'Værktøjer' og 'Grupper' får man dette billede:
I vores situation er det 3.A og 3.B, der skal flyttes, hvorfor jeg bruger ikonet med de to pile til at flytte dem fra 3. til gruppen jeg har kaldt 'Udmeldte børn'. Herefter kan man så flytte 2. klasserne op i 3., 1. klasserne op i 2. osv., indtil man har plads i den gruppe, man ønsker at importere børn i. Herefter skal vælge 'Import' under 'Værktøjer', hvor man vil blive mødt af denne skærm:
I denne menu skal vi bruge 'Importer via Skoleintra webservice', hvor følgende tre punkter skal udfyldes:
- Skolens institutionsnummer: Er skolens seks-cifret institutionsnummer, som skolens sekretær formentlig kan finde til jer
- Skolens domænenavn: Er web-adressen på skolens hjemmeside
- Skolens institutionsID: Er det ID, som vi skrev ned fra SkoleIntra
Når dette er skrevet ind kan i trykke 'næste', hvor i vil møde denne skærm:
I dette vindue skal man matche den importerede klasse med den gruppe man har oprettet i iportalen. Dette gøres ved at klikke i boksen til venstre for klassens navn og derefter vælge den gruppe i drop-down menuen, som børnene skal lægges over i.
Såfremt I tidligere har sorteret børn fra den klasse, der er ved at blive importeret, over i andre grupper, så er det en god ide at sætte flueben i Eksisterende børn skal bevare deres nuværende gruppetilknytning, idet denne sortering så bevares. Til slut skal i klikke på 'næste'.
Når dette er gjort er børnene importeret i iportalen. Det er vigtigt, at i undersøger, at alle børn er overført korrekt og sletter de børn, der er overført fra klassen, som ikke skal gå i SFO’en.
Jeg vil gerne importere børn til min iportal fra et Excel regneark