Feriemelding bruges til at minde forældrene om at melde tilbage for en given periode, om deres barn kommer i institutionen.
Når du opretter en feriemelding, sender iportalen en e-mail til forældrene, hvor de bliver bedt om at give en tilbagemelding, næste gang de logger ind i systemet.
Hvis du ønsker det, kan iportalen gensende e-mailen på et senere tidspunkt. Det styrer du fra feltet 'Gensend feriemelding'. Hvis du ikke ønsker nogen gensendelse, skal dette felt være tomt, når du opretter feriemeldingen.
For at oprette en feriemelding, klikker du på fanen 'Værktøjer', og herefter 'Feriemelding'.
Vælg herefter ferienavnet eller navngiv selv ferien.
Angiv start- og slut tidspunkt, og vælg en dato for sidste tilmelding. Angiv også hvor mange dage før ferien forældrene skal påmindes.
Når sidste tilmeldingsdato oprinder, har du 3 muligheder:
- At der ikke sker noget
- At børn uden tilbagemelding, meldes at de kommer
- At børn uden tilbagemelding, meldes at de har fri
Info: Mange forældre angiver kun hvornår de friholder deres børn fra institutionen. Dermed bliver der ikke svaret på 'Kommer'-meldingerne, og i ferielisten vil det se ud som om at forældrene ikke har svaret. Derfor er det muligt at vælge funktionerne 'Meldes børn uden tilbagemelding, at de kommer' eller 'Meldes børn uden tilbagemelding, at de har fri'.
Vi anbefaler dog at gøre brug af 'Sker der intet'-funktionen, da 'Sidste tilmeldingsdato' så kan ændres i feriemeldingen uden yderligere konsekvenser. På denne måde får forældrene adgang til feriemeldingen på ny, og herefter kan I så vælge at ændre manglende tilbagemeldinger til enten 'Kommer'- eller 'Fri'-meldinger.
Sidste tilmeldingsdato ændres til et senere tidspunkt, og der skiftes til 'Meldes børn uden tilbagemelding, at de kommer'.
Forældrene vil have fornyet adgang til d. 1. maj 2016. Efter denne dato vil alle manglende tilbagemeldinger blive ændret til 'Kommer'-meldinger. Derved vil institutionen ikke opleve, at der står 'Afventer tilbagemelding' ved børnene på de datoer, hvor forældrene ikke har angivet 'kommer' eller 'fri' for deres børn.
Det er fortsat et gæt når systemet konverterer manglende svar til 'kommer', men forældrene vil have fået adgang til at svare på feriemeldingen igen, hvorfor et mere retvisende billede af forventet fremmøde vil kunne fremgå af ferielisten.
Alternativt, så kan 'sker der intet' fortsat anvendes. Så vil forældrene få fornyet adgang til at angive ferie, og efterfølgende vil der ikke blive gættet på hverken 'kommer' eller 'fri'. Derved vil institutionen have et mangelfuldt, men retvisende billede af belægningen i sommerferien.
Husk på, at forældrene også kan svare på feriemeldingen via mobilsiden.
Vælg hvilke(n) gruppe(r) der skal tilknyttes, og skriv til sidst en besked, som automatisk vil blive sendt til forældrene eller benyt hjælpeskabelonen i beskedfeltet.
Opret feriemeldingen ved at klikke 'Opret'.
Info: Hvis et barn bliver oprettet i systemet efter en feriemelding er oprettet, er dette barn ikke inkluderet i feriemeldingen. Det er derfor vigtigt at opdatere ferien, så alle børn bliver inkluderet.
Eksempel:
0.A holder skolefri fra d. 25. april 2016 til d. 29. april 2016.
Det kan ses i ferielisten:
Et nyt barn bliver herefter oprettet i 0.A:
Hvis du går ind i ferielisten nu, vil det nyligt oprettede barn ikke være feriemeldt.
Det er derfor vigtigt at man opdaterer ferien uden at ændre i den, hvis et nyt barn bliver oprettet og tilknyttet en gruppe der er feriemeldt.
Dette gøres under 'Værktøjer', og herefter 'Feriemelding'.
Find den pågældende feriemelding og tryk på navnet.
Find herefter den nye elev, tryk på barnets navn og ret ferieoplysningerne.
Herefter vil det nye barn være feriemeldt på samme måde som resten af klassen.
